Slackで定員オーバーを即チェック！Googleフォーム×申込管理の自動化

こんにちは！

社内イベントや講座の受付でGoogleフォームを使っている方は多いと思います。

手軽で便利な一方で、申込数の把握や定員オーバーのチェックを後回しにしてしまうこと、ありませんか？

私たちのチームでも、イベント申込の管理をGoogleフォームで行っていましたが、「気づいたら定員を超えていた…！」という事態が発生し、何か対策を講じる必要がありました。

申し込み状況は今どうなってるんだろ？

そこで導入したのが、Slackへの自動通知です。

フォーム回答をSlackで即チェックできる仕組み
使ったツールはすべて無料
実際に送られてくるSlack通知
導入の効果
シンプルな自動化
今後の展望
まとめ
Googleフォームの内容をSlackに自動通知する方法【実装手順】
応用アイデア

フォーム回答をSlackで即チェックできる仕組み

今回の改善で目指したのは、次のような状態です。

申込が送信されるたびに、Slackで通知が届く
通知には「今回選ばれたコース」と「累計の申込人数」が含まれる
定員に達しそうなタイミングで、すぐにチームが気づける

結果的に、GoogleフォームとSlack、そしてGoogle Apps Script（GAS）を組み合わせることで、非常にシンプルで効果的な仕組みを実現できました。

使ったツールはすべて無料

Googleフォーム（イベント申込用）
Googleスプレッドシート（回答記録用）
Google Apps Script（自動処理ロジック）
Slack Incoming Webhook（通知先）

フォームに送信があると、自動的にスクリプトが実行され、申込内容を確認し、Slackへ通知を送ります。

今回のプログラムでは申し込み人数を集計する必要があるため、スプレッドシートからの連携を行っています。
もし、フォーム送信１件の内容だけで通知をするのであれば、フォーム連携で大丈夫です。

実際に送られてくるSlack通知

こちらが実際の通知例です。

📥 新しいフォーム送信がありました
📝 今回の選択: 初心者
📊 現在の申込状況:
初心者：12名　　経験者：21名

今何人申し込んでいるのか、どのコースが人気なのかが一目で分かるね

導入の効果

スプレッドシートを開かずに状況把握できるようになった
チーム内で情報がリアルタイムに共有され、確認漏れがゼロに
手作業で数を数える必要がなくなり、対応スピードが向上

特に定員が迫っているとき、Slackの通知がそのまま判断材料になるのは大きなメリットです。

シンプルな自動化

今回の仕組みは、難しいプログラミング不要で実現できます。

GASに数十行のコードを書くだけで、通知・集計・共有がすべて自動化されました。

しかも、フォームやスプレッドシートは普段から使っているツールなので、運用のハードルも非常に低いのが魅力です。

今後の展望

今後はさらに以下のような拡張も検討しています。

定員に達したら自動で受付を停止する
日別の申込グラフをSlackに投稿
申込リマインドを自動化して、出席率向上につなげる

小さな改善ですが、ひとつの仕組みがチーム全体の安心感と効率を底上げしてくれました。

まとめ

GoogleフォームとSlackを組み合わせることで、リアルタイム通知による申込管理の自動化が実現できました。

手作業に頼っていた頃に比べ、対応のスピードと正確さは段違いです。

しかも、すべて無料ツールで完結しているのもポイント。

「気づけなかった」を防ぐ仕組み、あなたのチームにも取り入れてみませんか？

Googleフォームの内容をSlackに自動通知する方法【実装手順】

ここからは、実際に私たちが行ったSlack通知の自動化設定についてご紹介します。

必要な知識は最低限。GoogleフォームやSlackをすでに使っている方なら、10分ほどで導入可能です。

① Slack API にアクセス

→ https://api.slack.com/apps

② 新しいアプリを作成

「create New App」をクリック
モーダルが開いたら、「From scratch（スクラッチから作成）」を選択

③ アプリ名とワークスペースを入力

App Name：任意（例：FormNotifier）
Pick a workspace：通知を送りたいSlackワークスペースを選択
「Create App」で作成

④ Webhookの有効化

左メニューから「Incoming Webhooks」を選択
トグルを「On」に切り替え、「Add New Webhook」をクリック

権限リクエストされるので、チャンネルを選択し、「許可する」をクリック

先ほどの画面に戻ったら、ページ下部「Webhook URL」をコピーして保存しておく

⑤ Googleフォームとスプレッドシートを連携

Googleフォームを作成し、回答先にスプレッドシートを指定
「希望するコースを選んでください」のような項目を追加（ラジオボタン推奨）

⑥ Apps Script を設定

スプレッドシートを開き、「拡張機能」→「Apps Script」をクリック
以下のコードを貼り付けます

function sendToSlack(e) {
  const webhookUrl = 'https://hooks.slack.com/services/XXXX/YYYY/ZZZZ'; // 取得したWebhook URLに置き換え

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  const header = data[0];
  const courseColIndex = header.indexOf("希望するコースを選んでください");
  if (courseColIndex === -1) return;

  let beginnerCount = 0;
  let experiencedCount = 0;

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const course = data[i][courseColIndex];
    if (course.includes("初心者")) beginnerCount++;
    else if (course.includes("経験者")) experiencedCount++;
  }

  const submittedCourse = e.values[courseColIndex];

  const message =
    `📥 新しいフォーム送信がありました\n` +
    `📝 今回の選択: ${submittedCourse}\n\n` +
    `📊 現在の申込状況:\n• 初心者：${beginnerCount}名　• 経験者：${experiencedCount}名`;

  const payload = JSON.stringify({ text: message });

  UrlFetchApp.fetch(webhookUrl, {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json',
    payload: payload,
  });
}

⑦ トリガー（自動実行）を設定

スクリプトエディタ左の「時計」アイコン（トリガー）をクリック
「トリガーを追加」をクリック
以下のように設定

項目	設定内容
実行する関数	sendToSlack
実行のタイミング	フォーム送信時（onFormSubmit）

初回は認証画面が出るので、「許可」を進めて完了！

完了！

フォームが送信されると、Slackに以下のような通知が自動で投稿されます

📥 新しいフォーム送信がありました  
📝 今回の選択: 初心者（テキストに沿って、１つずつ丁寧に教えます）  
📊 現在の申込状況:  
• 初心者：12名  • 経験者：21名

応用アイデア

定員を超えたら通知に「⚠️定員超過です！」などの警告を追加
日付別・コース別の申込数を集計し、曜日ごとの傾向を可視化